총무

(General Affair) Administrator. 조직의 어머니.[1] 군대의 행정보급관을 생각하면 된다. 각종 행정 지원 업무는 여기서 다 한다. 계약직 채용 시 사무보조 아르바이트, 서무,[2] 경리 등으로 불린다.

공공기관 및 공기업에서는 일반행정직이 공식 명칭이고 일행직을 사기업의 총무직으로 대응시킨다. 다만 그 안에서도 과 내, 조금 더 크게는 청/실/국 내 서무들이 따로 지정되어 있다.

별도 부서가 없는 모든 행정 업무. 한자에서 보여지듯 모든(總) 업무(務)에 해당[3]하기 때문에 범위도 광활하고 조직 구성에 따라서 맡는 업무도 다양하다. 다시 말해 어떤 회사(혹은 기관)이냐에 따라 맡는 업무가 다 다르다.

가령 인사 업무를 예로 들자면, 정말 거대한 대기업은 인사 업무를 세분화 하여 채용, 교육(인력개발), 노무 등등이 별개의 팀으로 있지만 규모가 작아짐에 따라 인사팀에서 하기도, 인사+총무를 합쳐서 인사총무팀, 혹은 여기에 재무를 위시로 한 온갖 경영지원 기능을 다 떄려넣고(...) 경영지원팀으로 굴리는 경우도 있는데, 이렇게 조직 구성이 변화하는 도중에 별도의 부서로 배정되지 않은 모든 업무는 총무부서의 업이 되는 셈이다.

기획, 인사(+노무, 교육), 재무(+경리, 회계), 구매 및 계약, 환경안전, 법무, 홍보, IT전산직, 비서 등은 별도의 부서가 없으면 총무 부서에서 한다. 작은 회사라면 법무/구매 정도는 총무 부서에 포함될 가능성이 높다. 타 업무에 대해서도 대강은 돌아가는 상황을 알아야 하기 때문에 보통 사무직 경력직이 담당하는 경우가 많다. 대기업, 중견기업이 아닌 중소기업에서 신입사원으로 총무를 뽑는다면 그건 거의 반사무직, 반잡부가 되는 것이나 영업직을 사기로 뽑는 것일 수 있다. 공무원의 경우 좀 다른데 짬 쌓인 말년 직원이 맡는 경우도 있고 초짜에 가까운 2~3년차 직원이 맡는 경우도 있는 등 제멋대로다. 이는 순환 근무 특성 상 전문성을 인정해 주지 않기 때문이다.

회사에서는 외부와 연관되는 여러 행사가 있는데, 특정한 부서와 연관되는 행사가 아니라 회사 전체와 연관된 행사라면 총무 부서, 총무 담당자가 진행한다.

이런 행사에서는 사람의 비위를 거슬리게 할 만한 실수를 미리 막는 것이 중요하며, 돌발 사태에 빨리 대응하는 것도 총무 담당자의 역량이다. VIP 의전이라 함은 어떤 정해진 규칙이 있는 것이 아니라 상대가 좋아하면 잘 하는 것이고 상대가 싫어하면 못 하는 것이다. VIP 개개인에 따라 다르므로 규격화가 어렵다. 이 때문에 눈치, 경험, 개인차에 많이 좌우된다. 먼저 VIP의 개인정보 수집이 필요하다. 성별, 집안, 결혼 여부, 좋아하는 음악, 좋아하는 향수 등 많이 알수록 편리하다. 예를 들어 '독립유공자 집안의 독신 여성 VIP'가 방문했다고 하자. 부서장이 대화하면서 이것을 몰라서 결혼에 관한 질문을 함부로 하다가 상대를 기분 나쁘게 한다면 담당자는 의전에 실패한 것이다. 반대로 담당자가 부서장에게 독립유공자 집안이라는 점을 미리 알려서 그 부분에 대한 사교적인 대화를 할 수 있다면 협상에서 좋은 결과를 낼 수 있다. 국내 제약회사의 의전 담당자 A씨는 외국 바이어와 함께 차량을 탈 때 상대가 좋아하는 음악을 틀어주고 좋아하는 향수를 뿌려 준 결과 구매에서 이득을 봤다고 인터뷰했다.

각종 계약을 관리한다.

부동산, 사무환경, 고정자산, 중고장비, 폐기자산 등을 관리하는 세부직무. 별도의 문서로 독립되었다.

해당 문서로.

승진에 도움이 되는 자격증의 경우 각 회사의 사규를 따르면 된다.