비서실장

비서실의 장. 어느 조직의 고위직에는 비서가 붙기 마련인데, 그 위상이 높을 수록 비서의 업무가 많아지고 역할도 커지기 때문에 여러 명의 비서를 두게 된다. 내근비서나 수행비서들이 모여 있는 조직은 비서실, 그 장은 비서실장이다.

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군대 내 비서실장의 대표적 인물이자 참군인의 표상이었던 김오랑 중령.

장성급 지휘관의 비서 역할을 맡는 군인. 자신이 모시는 장성의 곁에서 기밀 사무를 취급하며, 장성이 그에게 부여된 직무를 충분히 수행할 수 있도록 보좌하는 업무에 대한 전반을 관장한다.

계급은 지휘관의 계급에 따라 달라진다.

전도유망한 엘리트 군인만이 보임되는 직책으로 각급제대 비서실장은 지휘관의 행정업무를 보좌하고, 일반참모 및 예하부대 지휘관의 활동을 조정하고, 협조를 요하는 사항에 대한 지원을 제공하며, 부대의 의전 및 의식행사와 회의 사항에 대한 업무를 수행한다.

이들은 평소 자신이 모시는 지휘관이 출근하는 시간보다 더 일찍 부대로 와서 해당 장성을 맞을 준비를 한다. 이는 해당 부대의 지휘부에 속한 참모장과 주임원사 또한 마찬가지이다(단, 사단의 부지휘관인 부사단장만은 예외적인데 자세한 것은 부사단장 항목 참조). 이 때문에 여단급 이상 부대의 사령부에서 근무하는 비서실 행정병(계원)들도 당연히 아침 점호를 열외하고 바로 올라간다. 비서실장은 이 행정병들에게 지휘관 집무실 환경정비 및 사무실 청소와 같은 세세한 실무를 위임한다.

비서실장의 보다 자세한 업무는 다음과 같다.

이 외의 대표적인 업무로 장성의 '일정관리'를 짜는데, 이를 예정표로 문서화시켜 만들며 이 예정표의 종류에는 월간 업무계획, 주간 업무계획, 일일 업무계획의 총 3가지가 있다. 먼저 '월간 업무계획표'는 월례적으로 실시하는 행사, 회의, 방문, 보고 등을 열거한 후 상부의 계획과 중복을 회피하여 계획을 수립한 다음 지휘관에게 보고하는 과정에서 이를 확정한다. 다음으로 '주간 업무계획표'는 월간 업무계획을 기초로 하여 다음 1주간의 주요행사 및 예정사항을 늦어도 금주 금요일까지 작성하여 보고한 후 자기 부대 인트라넷 홈페이지에 올려 각 참모부와 예하부대에 배포한다. 마지막으로 '일일 업무계획표'는 월간 및 주간예정표를 기초로 매일 결산 시까지 작성하고, 지휘관의 퇴근 전 누락사항이 없는지 검토를 받은 후 확정하여 자기 부대의 인트라넷 홈페이지에 올리게 된다. 보통 이 '주간 업무계획표'와 '일일 업무계획표'에 관하여 예하부대나 각 처부에 속한 간부들이 비서실로 전화를 많이 걸어온다(예를 들어, 원래 결산 때 올린 해당 참모부의 계획을 사정이 있어 바꿔야 할 때 비서실에 수정해달라고 요구하는 경우). 이렇게 결산 때 한번 정해진 업무 계획은 바꿔야 할 경우 수정해서 인트라넷에 재차 올려야 하고 무엇보다 이런 전화가 하루에도 여러번 걸려오다보니 직접 예정표를 타자로 치는 비서실 행정병들에겐 주요 스트레스 원인중 하나가 된다. 심한 경우는 일과가 끝난 후 생활관으로 돌아가 쉬고 있는데도 비서실장이나 다른 간부들이 행정반으로 전화를 해서 계획표가 바뀌었으니 고쳐서 다시 올리라고 하기도 한다.

보직의 특성상 계급은 비교적 낮을지라도 해당부대의 지휘부에 소속되어 있기 때문에 영향력은 상당한 수준이다. 비서실장이 아무리 자기보다 계급이 낮다고 하더라도 연대장도 함부로 대할 수 없다. 게다가 지상작전사령부 및 제2작전사령부급 이상인 부대의 비서실장은 계급도 최하 대령인데다가 군인에 있어 최고의 계급 '포스타'의 행정사무 전반을 관장하는 비서이기 때문에 그 이름값은 이미 보장받게 된다.

지휘관이 비교적 여유롭게 부대를 운영하는 경우는 그에 따라 비서실장도 여가시간을 가질 수 있게 된다. 그러나 반대로 지휘관이 정력적으로 열심히 일하며 부대에 내빈들도 많이 방문하게 한다면 그만큼 실장의 스트레스도 커진다고 한다. 당연히 그 스트레스는 비서실 계원들에게도 퍼진다

2011년 '김상기 육군참모총장이 육군 장군단에게 보내는 편지'에 따르면, 사단급 이상 지휘부의 비서실장은 실제 임무와 기능이 비서실 기능보다 지휘부 전반의 행정지원 기능을 수행하므로 사단급은 '행정관'으로, 군단 및 야전군급은 '행정실장'으로 각각 편제명칭을 조정할 예정이다.

Corporate Secretary

기업이나 단체의 규모가 커지면 자연스럽게 비서실이 별도의 부서로 존재하며 그 부서를 총괄하는 책임자가 바로 비서실장이다. 기업 대표나 단체장을 직접 모시며 그들의 일을 처리하므로 내부 권한이 막강한 만큼 당연히 책임져야 할 것도 많다. 비서실장 정도 되면 자기자신도 높으신 분들의 반열에 속하며, 대표의 직속 수행을 맡는다. 대표보다 더욱더 일에 밝아야 한다. 수행비서와 동일한 역량을 갖되 훨씬 큰 식견이 필요하다.

사기업의 비서실장은 임원~차장급 고위직이다. 한국 4대 대기업에서는 비서실장은 임원급이다. 한국의 기타 대기업에서는 비서실장은 부장~차장급에 불과한 경우도 많지만, 직급에 비해 인정을 높게 받는 실세 중의 실세다.

어느 회사에서나 비서실장은 요직이기 때문에 오너의 신임을 받아야 임명될 수 있다. 운전기사/사무 전담 비서가 승진해서 비서실장이 되는 것이 아니라, 기존 임원 중에서 뽑아서 비서실장을 맡긴다.[2]

비서실장은 매일 경영에 대한 중대사항을 정리해 종이 1~3쪽 정도 분량으로 보고한다. 수행비서, 운전기사, 사무 비서 등을 관리하기도 한다.

다국적 기업에서는 비서실장을 변호사에게 맡겨서 법무 총괄과 겸하게 하는 경우가 많다. 다국적 제약회사의 C씨의 사례를 보면, 2002년 LL.M (법학 석사 학위)와 함께 변호사 자격 취득, 2004~2006년 Associate 로펌 변호사 및 법학 박사 학위 취득, 2007년~2011년 Senior associate 로펌 변호사 및 대학 강사(lecturer), 2011년부터 이 회사의 비서실장으로 일하기 시작했다. 이 회사의 비서실장은 로펌 파트너급에 해당한다는 것이다.

외국 기업 중에는 비서실장이 회사의 2인자 직책으로서 기획/감사/직제변경/신규사업 개발 등을 담당하는 곳도 있다. 이를 기획조정실[3]이라고 부르기도 한다.

삼성그룹에서 이병철 회장의 비서실장을 역임했던 소병해의 직급은 부회장이었다. 그만큼 삼성그룹 비서실이 단순한 비서실이 아니라 그룹의 핵심 참모조직 역할을 했고, 규모나 위상도 그 정도였다.